Перейти до основного вмісту

Email-сповіщення: Завжди в курсі подій 📧

Email — це один з основних каналів спілкування між вами та вашими клієнтами. Ми налаштуємо автоматичні сповіщення, щоб ви ніколи не пропускали важливі події.

У цьому розділі ми розповімо, які листи надходитимуть, як налаштувати їх отримання і що робити, якщо щось пішло не так.

📧 Які листи ви отримуватимете​

Автоматичні сповіщення про заявки​

Коли клієнт залишає заявку на вашому веб-сайті, ви миттєво отримуєте лист:

🔥 НОВА ЗАЯВКА З ВЕБ-САЙТУ mycompany.eu

Ім'я: Іван Петренко
Телефон: +380 67 123 45 67
Email: [email protected]
Послуга: Консультація з реєстрацією компанії в Польщі
Час: 14:30, 22 лютого 2026

Що робити?
✅ Відповісти клієнту протягом 2 годин
✅ Внести інформацію до системи CRM
✅ Встановити нагадування про дзвінок

Нагадування про важливі події​

Система сама надсилатиме вам нагадування:

⏰ Нагадування: Передзвонити клієнту

Клієнт: Анна Іванова
Телефон: +380 50 987 65 43
Запит: Консультація з відкриттям компанії в Німеччині
Обіцянку дано: Передзвонити сьогодні о 16:00

Не пропустіть клієнта! Відповісти на запит протягом 30 хвилин.

Підтвердження та статуси​

Коли заявку оброблено або змінено статус:

✅ Заявку закрито

Клієнт: Петро Сидоренко
Статус: Угоду закрито
Послуга: Реєстрація компанії в Чеській Республіці
Менеджер: Оксана
Дата закриття: 22 лютого 2026

Дякуємо за роботу з клієнтами!

⚙️ Як налаштувати email для сповіщень​

Основні налаштування​

  1. Основний email — для отримання всіх сповіщень
  2. Резервний email — для отримання копій листів
  3. Конфігурація фільтрів — автоматичне сортування

Як змінити основний email​

Напишіть команду в нашому Telegram-боті:

/change_email ваш_новий[email protected]

Система перевірить email і налаштує отримання сповіщень. Ви отримаєте підтверджувальний лист на нову email-адресу.

Як додати кілька адрес​

Ви можете отримувати сповіщення на кілька адрес одночасно:

/add_email [email protected]
/add_email [email protected]

Всі листи надходитимуть на всі зазначені адреси.

📧 Налаштування кількох одержувачів​

Для команди​

Якщо з вами працюють кілька менеджерів, ви можете налаштувати розсилку:

# Основні одержувачі
[email protected]
[email protected]

# Копії для моніторингу
[email protected]
[email protected]

# Тільки важливі сповіщення
[email protected]

Встановлення пріоритетів​

🔥 Високий пріоритет — всі заявки
⚡️ Середній пріоритет — гарячі ліди
ℹ️ Низький пріоритет — статистика та звіти

🚫 Чому листи можуть потрапити в спам​

Основні причини​

1. Неправильні налаштування DNS​

  • Проблема: Не налаштовані записи SPF, DKIM, DMARC
  • Рішення: Ми самі налаштовуємо DNS-записи на сервері
  • Результат: Листи позначаються як надійні

2. Списки розсилки​

  • Проблема: Ви знаходитесь у списку відписки
  • Рішення: Ми перевіряємо наші списки розсилки
  • Результат: Листи не потрапляють у спам

3. Репутація домену​

  • Проблема: Домен надіслав багато листів за короткий час
  • Рішення: Розподіляти розсилку за часом
  • Результат: Домен підтримує хорошу репутацію

4. Вміст листа​

  • Проблема: Текст містить спам-слова
  • Рішення: Автоматична перевірка вмісту
  • Результат: Листи проходять перевірку спам-фільтра

🔧 Що робити, якщо не отримуєте сповіщення​

Покрокова перевірка​

1. Перевірте папку "Спам"​

  • Дія: Перевірте папку спам у вашому email
  • Результат: Якщо листи там, додайте нашу адресу до білого списку

2. Перевірте налаштування фільтрів​

  • Дія: Переконайтеся, що немає автоматичного сортування
  • Результат: Налаштуйте правила вручну, якщо потрібно

3. Перевірте поштову скриньку на квоту​

  • Дія: Перевірте, чи заповнена поштова скринька
  • Результат: Очистіть папку "Видалені" або збільште квоту

4. Перевірте активність у Telegram​

  • Дія: Переконайтеся, що отримуєте сповіщення в Telegram
  • Результат: Якщо Telegram працює, налаштування email правильні

📊 Тестування сповіщень​

Як перевірити, що працює​

Ви можете надіслати тестовий запит через нашого бота:

/test_email

Система надішле тестовий лист на ваш email із заголовком "🧪 Тестове сповіщення від 1it.pro".

Що має бути в тестовому листі​

🧪 Тестове сповіщення від 1it.pro

📆 Дата та час: 22 лютого 2026 14:30
Тип: Тестове сповіщення
Статус: Доставлено успішно
Система: Automation 1it.pro

Як ви це читаєте — email-сповіщення працюють правильно!

📈 Моніторинг доставки​

Статистика доставки​

Система відстежує доставку листів:

  • ✅ Доставлено — лист успішно отримано
  • ⚠️ У спамі — лист позначено як спам
  • ❌ Не доставлено — не вдалося доставити
  • 🔄 Перенадсилання — система автоматично надсилає знову

Що робити при проблемах​

Якщо ви бачите "Не доставлено":

  1. Перевірте email — чи адресу вказано правильно
  2. Перевірте налаштування DNS — записи SPF, DKIM
  3. Зв'яжіться з підтримкою — ми перевіримо технічні причини
  4. Використовуйте резервний канал — Telegram-сповіщення завжди працюють

🔐 Email-безпека​

Захист даних​

  • Шифрування — всі листи зашифровані під час передачі
  • Паролі в листах — ніколи не передаємо повні паролі в тілі листа
  • Безпечні посилання — ми використовуємо одноразові посилання для доступу
  • Безпечний вхід — ви можете увійти через безпечне посилання

Налаштування безпеки​

Ви можете налаштувати додаткові параметри безпеки:

/two_factor_email on  # двофакторна автентифікація
/auto_logout 30m      # автоматичний вихід через 30 хвилин
/login_alerts on      # сповіщення про входи

🎯 Оптимізація роботи з email​

Швидкі відповіді для швидкої реакції​

Ви можете налаштувати швидкі відповіді на типові питання:

/fast_answer "Дякуємо за заявку! Ми зв'яжемося з вами протягом 2 годин."
/fast_answer "Будь ласка, надайте інформацію про ваш проект."
/fast_answer "Готові почати роботу? Давайте заплануємо зустріч."

Автоматичні шаблони​

Система сама вибирає шаблон відповіді залежно від типу запиту:

  • Нова заявка — шаблон із подякою та строками
  • Гарячий лід — шаблон з пріоритетною відповіддю
  • Запит консультації — шаблон із пропозицією зустрічі
  • Технічне питання — шаблон із технічною інформацією

💡 Поради для ефективної роботи​

1. Регулярно перевіряйте email​

  • Рекомендований режим — перевіряйте пошту 2-3 рази на день
  • Термінові запити — відповідайте протягом 30 хвилин
  • Гарячі ліди — пріоритетна відповідь протягом 1 години

2. Використовуйте фільтри​

  • Автоматичне сортування — за типом запиту
  • Пріоритезація — важливі запити зверху
  • Архівування — старі заявки автоматично архівуються

3. Email-аналітика​

Система збирає статистику:

  • Час відповіді — наскільки швидко ви відповідаєте клієнтам
  • Конверсія — скільки заявок стають угодами
  • Типи запитів — які послуги популярніші
  • Географія — звідки приходять клієнти

Що далі?​